Elektroniczna dokumentacja medyczna: zostało niewiele czasu na wdrożenie

W sprawie elektronicznej dokumentacji medycznej (EDM) kluczowa jest współpraca instytucji centralnych, samorządów i placówek medycznych. – Chodzi o otwartą dyskusję, żeby protest typu ACTA nie dotknął delikatnego obszaru służby zdrowia – mówił Leszek Sikorski podczas konferencji zorganizowanej w czwartek (16 lutego) przez kierowane przez niego Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia (CSIOZ).

Z analiz prezentowanych przez dyrektora CSIOZ, Leszka Sikorskiego wynika, że czas na wdrożenie EDM w placówce może znacznie przekroczyć 1 rok. Wybór wykonawcy miałby zajmować około 1-3 miesiące, zawarcie umowy i negocjacje około 1 miesiąca, wdrożenie 2-4 miesiące, szkolenia na funkcjonującym systemie około 2 tygodnie, natomiast konsolidacja systemów działających w placówce miałaby zająć około 3-9 miesięcy.

Tymczasem podpisana przez Prezydenta RP w maju 2011 r. ustawa o systemie informacji medycznej, nakłada na placówki ochrony zdrowia obowiązek informatyzacji dokumentacji medycznej od 1 sierpnia 2014 r.

Wśród kluczowych uregulowań prawnych związanych z EDM jest też m.in. wydane pod koniec 2010 r. rozporządzenie ministra zdrowia w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej w zakładach opieki zdrowotnej oraz ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. Czasu na wprowadzenie tych rozwiązań we wszystkich lecznicach nie ma zbyt wiele.

Leszek Sikorski przyznał, że mimo wdrażania EDM konieczne będzie, jeszcze przez dłuższy czas, zachowanie możliwości migracji z dokumentacji papierowej na elektroniczną. Dodał, że nawet jeżeli placówka przejdzie całkowicie na EDM, to i tak pozostanie konieczność korzystania z wcześniejszej papierowej dokumentacji.

CSIOZ nie wskaże oprogramowania

Problemem, na który wskazywano podczas konferencji, może okazać się zapewnienie interoperacyjności ogólnopolskiego systemu. Chodzi o to, czy placówki z wdrożonymi różnego rodzaju systemami EDM będą w stanie dzielić się dokumentacją.

Leszek Sikorski, podkreślał, że od CSIOZ lecznice nie dostaną bezpośredniego wskazania, jakiego rodzaju rozwiązanie informatyczne mają wykorzystać. CSIOZ ma wesprzeć placówki informacją o celach systemu i standardach, które powinien spełniać. Sikorski podkreślał, że przy wprowadzaniu e-usług ważna jest współpraca, kooperacja i współodpowiedzialność.

Jak wskazuje CSIOZ, proces wyboru oprogramowania trzeba zacząć od badania oczekiwań, barier i pożądanej funkcjonalności systemu. Potem konieczne jest opracowanie szczegółowego formularza oceny.

Następnie CSIOZ radzi przeprowadzić szeroko zakrojone wyszukiwanie dostępnych systemów elektronicznej dokumentacji medycznej. Analizę cech systemów należy przeprowadzić w oparciu o formularz ocenny. Od dostawców placówka może wymagać szczegółowej demonstracji funkcji EDM.

Według CSIOZ bardzo cenne mogą być wizytacje u innych użytkowników EDM oraz w siedzibie dostawcy systemu. Dopiero po ocenie końcowej, można zacząć negocjacje z dostawcami.

Trudności jest wiele

Według Leszka Sikorskiego, jedną z ważniejszych spraw związanych z wprowadzaniem EDM w placówkach medycznych, jest determinacja dyrekcji do przeprowadzenia wdrożenia. Jak tłumaczył, w tego typu projektach kluczowe jest silne przywództwo, tymczasem częstym błędem popełnianym w lecznicach jest działanie bez wsparcia dyrektorów.

Z doświadczeń CSIOZ wynika, że jednym z błędów popełnianych przez placówki podczas wdrażania EDM jest też stawianie sobie nierealistycznych celów. Często kierujący projektami informatycznymi starają się podejmować zbyt wiele działań na raz. Bywa też, że kierujący wdrożeniem robi to przy okazji, obok dotychczasowych obowiązków pracowniczych.

Kłopotem może się, według CSIOZ, okazać także niedocenienie całkowitych kosztów inwestycji. W wyniku takiej pomyłki placówki wydają zbyt wiele na projekty, a później oszczędzają na szkoleniach personelu oraz samym wdrożeniu systemu EDM.

Z doświadczeń CSIOZ wynika również, że wdrożenie EDM wymaga regularnych spotkań z pracownikami, co daje szansę na dyskusje i uspokaja czasami napięte nastroje. Braki we wzajemnej komunikacji zarówno między osobami prowadzącymi wdrożenie, jak i z całym personelem mogą stanowić zagrożenie dla projektu. Konieczna jest oczywiście także ocena, monitoring i śledzenie postępów w realizacji wdrożenia.

Oczekiwania lekarzy

Konstanty Radziwiłł, wiceprezes Naczelnej Rady Lekarskiej, który współpracuje z CSIOZ przy realizacji projektów informatyzacyjnych w ochronie zdrowia wyraził przekonanie, że dokumentacja medyczna jest istotnym, ale zamkniętym elementem relacji lekarz-pacjent.

Jego zdaniem, nie można dopuścić do tego, żeby EDM zmieniła relację lekarz – pacjent opartą na zaufaniu w kontakt bezosobowy. W tym kontekście Radziwiłł podkreślał konieczność zapewnienia w ramach EDM z jednej strony tajemnicy lekarskiej, a z drugiej odpowiedniego poziomu dostępu do informacji.

– Konieczna jest dyskusja o tym, kto powinien mieć dostęp do elektronicznej dokumentacji i w jakim stopniu – mówił wiceprezes NRL. Jednocześnie podkreślił, że dostęp do dokumentacji medycznej musi być maksymalnie uproszczony. Zwracał uwagę na fakt, że średnia wieku lekarzy w Polsce to około 48-55 lat i wcale nie muszą oni biegle posługiwać się narzędziami informatycznymi.

– Chodzi o to, żeby nie doprowadzić do sytuacji wykluczenia elektronicznego – podkreślał Radziwiłł.

Dodał, że opracowane rozwiązania muszą być na tyle proste, żeby słabo zorientowania w informatyce osoba była w stanie z nich skorzystać. – To jest konieczność wynikająca z polskich realiów.

Radziwiłł zwrócił też uwagę, że system powinien posługiwać się słownikami odpowiadającymi wiedzy i praktyce medycznej. Dodał, że obecnie lekarze są zmuszani, głównie przez NFZ, do posługiwania sie pojęciami, które niewiele mają związku z medycyną.

Kto zapłaci za wdrożenia?

Konstanty Radziwiłł zwrócił uwagę na konieczność finansowej pomocy placówkom medycznym we wprowadzaniu EDM, przy czym miał na myśli zarówno zakup oprogramowania, jak i merytoryczną  pomoc we wdrożeniach oraz szkolenia personelu.

CSIOZ dysponuje wprawdzie budżetem na projekt P1 („Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizy i Udostępniania Zasobów Cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych”) w wysokości 712,64 mln zł, z czego 676,84 mln zł ma pokryć dotacja unijna. Są to jednak środki zarezerwowane na realizację projektu centralnego, a nie na wdrożenia systemów w poszczególnych placówkach.

Przypomnijmy, że CSIOZ boryka się obecnie także z kłopotami związanymi z refundacją unijną ponoszonych kosztów.

CSIOZ szacowało w 2010 r. nakłady modernizacyjne niezbędne dla włączenia szpitali do grona partnerów ogólnopolskich projektów informatyzacyjnych.

Biorąc pod uwagę koszty szkoleń, oprogramowania i narzuty na zmiany typu infrastrukturalnego, Centrum oszacowało ogólną kwotę potrzebnych nakładów na 230 mln zł. Z analizy Centrum wynikało, że aby doprowadzić placówki do stanu gotowości do informatyzacji potrzebny był wzrost liczby komputerów w szpitalach w sumie o około 46 tys.

– Polskie lecznice często mają długi. Nie można po prostu powiedzieć: macie się informatyzować – uważa dr Radziwiłł.

źródło: Daniel Mieczkowski/Rynek Zdrowia